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8:00, vous arrivez au bureau. Vous ouvrez votre boite mails et avez 20 messages non lus. A peine le temps de lire le premier que votre téléphone sonne. Vous avez une urgence à régler immédiatement. A peine le temps de réfléchir au problème qu’un collègue entre dans votre bureau pour vous demander de l’aider. Il est 8:05, vous êtes débordé. Et vous savez que la journée sera longue, intense et stressante…

Que cet exemple s’applique directement à vous ou pas, je suis sûr que certaines journées de votre vie sont identiques en terme de stress. Alors comment ne pas craquer alors que l’on nous demande toujours plus ? Comment rester performant ? Comment terminer une journée comme celle-là en étant serein et en ayant l’esprit libre ?

 Il n’y a pas de formule magique. Cependant, à force de me documenter sur le sujet et d’appliquer ce que j’ai appris, j’arrive presque systématiquement à terminer ce genre de journées en étant calme et en ayant l’impression du devoir accompli.

Voici trois conseils qui vous aideront à garder votre sang froid et supporter de telles journées intenses et stressantes.

 

Conseil 1 – Soignez les fondamentaux

 

Depuis plusieurs années maintenant, j’ai ajouté 30 minutes de sport et 5 minutes de méditation à ma routine matinale. C’est un investissement quotidien que je fais et qui me rapporte beaucoup plus qu’il ne me coûte. Vous conviendrez que 35 minutes représentent peu sur une journée. Pourtant elles produisent des résultats que je n’aurais pas osé imaginer.

Le sport me permet de préparer mon corps aux challenges de la journée et d’éliminer le stress dès le matin. J’essaye de jongler entre musculation, rameur (voici celui que j’utilise*) et jogging. Il existe tellement d’études sur les bienfaits du sport que je n’arrive pas à comprendre que tant de monde ne se donne pas le temps d’en faire. Les bienfaits pour la santé physique et émotionnelle (résistance au stress) ne sont plus à démontrer et même s’il est difficile de s’y mettre lorsque l’on a passé beaucoup de temps sans en faire, on y prend ou reprend goût assez rapidement lorsque les endorphines (hormones du plaisir sportif) sont sécrétées au cours de l’effort.

La méditation m’aide à rester focalisé (j’en reparlerai dans le conseil 3), m’entraîne à relativiser et à limiter mon niveau de stress général. J’ai longtemps été sceptique quant aux bienfaits de la méditation. Je me demandais comment rester assis dans une position bizarre pouvait limiter mon niveau de stress. Cependant la conception que j’avais de la méditation était fausse : je pensais que le but était de ne penser à rien alors que l’objectif est de contrôler ses pensées en pleine conscience. J’imaginais qu’elle était réservé aux moines tibétains en costume traditionnel alors qu’elle est pratiquée par des milliers de chefs d’entreprises et entrepreneurs… Dans tous les cas cela ne coûte rien de l’essayer. Je l’ai fait et ne le regrette pas. Même si vous avez l’impression, au début, que cela ne vous apporte rien, persévérez, avec le temps vous noterez des résultats surprenants.

En investissant un peu de temps chaque jour dans ma santé physique et émotionnelle, j’arrive au bureau en ayant vidé mon corps et mon esprit de tout stress. Je suis donc prêt à affronter une journée de travail intense.

Soignez les fondamentaux est important dans deux mesures : premièrement cela permet de rendre son corps plus robuste aux challenges de la journée et deuxièmement cela donne les bases pour mettre en place les deux autres conseils que je vais décrire dans cet article…

Je n’ai abordé que le sport et la méditation dans ce paragraphe. Évidemment d’autres fondamentaux tels que boire de l’eau régulièrement, bien manger et bien dormir sont primordiaux pour supporter une journée de travail intense et stressante.

 

Conseil 2 – Faites des pauses même (et surtout) si vous n’avez pas le temps

 

Le risque majeur quand nous avons beaucoup de choses à faire est que de nombreuses personnes attendent quelque chose de nous. Il est donc facile de se laisser déborder et d’essayer de contenter tout le monde. Résultat, nous sommes stressés, interrompons régulièrement ce que nous faisons pour passer à quelque chose censé être encore plus urgent et sommes tentés de travailler d’un bloc du matin au soir.

Or tous les ouvrages que j’aie lus sur la productivité sont unanimes et formels : vous avez besoin de faire des pauses pour être efficace. Et il n’est pas seulement question ici de pauses café et déjeuner (même si elles sont importantes à mon avis). Il est préconisé de travailler par bloc d’une heure et demi et de se laisser quelques minutes entre chaque bloc pour se recentrer et refocaliser.

Prendre conscience de ce fait contre-intuitif (faire des pauses quand on manque de temps n’est pas la chose qui semble être la plus efficace sur le moment…) a fortement amélioré ma productivité et mon bien être au travail.

Voici ce que je fais :

Quelle que soit la tâche que j’ai à accomplir, je limite mes séances de travail à 1 heure et demi. A la fait d’une séance je m’arrête et m’accorde quelques minutes de répit.

Si je ne suis pas particulièrement sous pression (ce qui est de plus en plus souvent le cas au fur et à mesure que je découvre les méthodes que je partage avec vous sur ce blog) je vais rendre visite à des collègues avec lesquels je m’entends bien, je vais marcher quelques minutes dans le couloir, je vais boire un verre d’eau dans la cuisine, je prends l’air en bas de mon bâtiment… Il ne s’agit pas de faire une pause de 15-20 minutes, juste de couper de votre travail et essayer de changer d’environnement pour 5 minutes.

Si je suis stressé le but est de me calmer pour revenir dans un état dans lequel je suis plus productif. Parfois je marche en essayant de penser à des choses positives (ma famille, mes vacances, mon week-end, le livre que je suis en train de lire…), parfois je fais un peu de respiration ventrale pour me calmer, à d’autres moment je lis des citations qui me motivent…

Dans tous les cas je reste conscient du fait que cet état ne sera que temporaire et que le calme reviendra. Si ce n’est pas votre cas je recommande fortement de changer de job, comme je l’ai fait (je vous en parle dans cet article).

 

Conseil 3 – Restez focalisé sur les choses vraiment importantes

 

Pour moi les pires freins à la productivité que nous rencontrons au bureau sont : le nombres de choses que l’on attend de nous, les interruptions et les priorités qui changent sans cesse.

La première chose que je fais au début de ma journée est de définir les 3 choses les plus importantes à faire aujourd’hui. Il s’agit des choses que je dois faire ce jour-là quel que soit ce qui me tombe dessus après. L’objectif est de faire ces choses le plus tôt possible dans la journée et de ne rien faire d’autre pendant mon temps passé hors réunion. Bien sûr nous devons être flexibles et productifs. Il n’est donc pas pensable de se limiter à ces 3 choses. Mais le fait de les définir dès le matin et les avoir sur papier toutes la journée donne une trame et permet de rester focalisé sur ce qui compte vraiment. Arrivé le soir je sais que ma journée a été productive si j’ai réalisé mes 3 choses les plus importantes.

Pour éviter les interruptions je ne consulte mes mails que 3-4 fois par jour à des moments bien définis. Cela m’évite de vivre et travailler au rythme du besoin des autres. Pareil pour le téléphone : je me laisse des période pendant lesquelles je n’y réponds pas. Si c’est urgent la personne me laissera un message et je reviendrai vers elle après. Mais il y a très peu de choses réellement importantes et urgentes. Que quelque chose soit jugé comme étant important pour quelqu’un (votre chef par exemple) ne signifie pas que ça l’est vraiment et encore moins que ça l’est pour vous…

Pour ce qui est des changements de priorité, qui sont souvent dictés par les autres, je fais confiance à mon propre jugement : j’étudie les alternatives et décide seul de ce qui aura réellement un impact positif sur mes projets en cours. Pas sur ce qui fera le plus plaisir à mes supérieurs, pas sur l’image que je donnerai au client mais sur les choses vraiment importantes. Cela m’a toujours réussi au cours de ma carrière en tant qu’employé (comme j’en parlais dans cet article), mon aventure dans l’entreprenariat (Français Authentique) et ma vie personnelle. Cela vous réussira également.

En définissant vos priorités, exécutant des actions chaque jour pour les satisfaire et limitant les interruptions vous serez plus productif, plus efficace et obligatoirement moins stressé.

 

En conclusion…

 

Si vous voulez être performant en toutes circonstances et réussir à supporter une journée très intense et pleine de stress voici votre plan d’action en 3 étapes :

1. Commencez dès maintenant à vous levez tôt (découvrez comment dans cet article) pour dégager du temps afin de soigner vos fondamentaux (sommeil, alimentation, sport, méditation…)
2. Faites des pauses de cinq minutes après une heure et demi de travail même lorsque vous êtes débordé
3. Focalisez-vous sur les choses qui sont vraiment importantes pour vos projets

L’idéal est de ne pas attendre d’être dans une situation stressante pour mettre en place ces trois conseils. Ils semblent être très simples mais demandent un peu d’entraînement pour être maîtrisés. Par conséquent commencez dès maintenant et entraînez vous pendant les phases plus calmes. Vous serez armé pour affronter toutes les situations de stress qui vous attendent.

Et vous que faites-vous quand vous avez une journée de travail très intense ? Discutons-en ensemble dans les commentaires en bas de cette page.

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