La semaine dernière, mon ancien chef, qui est par la suite devenu un ami, est venu manger chez moi. Nous avons discuté de mes différents projets (Français Authentique et Pas De Stress) et il m’a questionné sur ma vision pour Pas de Stress. Alors que je lui expliquais que je souhaitais créer un produit digital pour aider mon audience à être plus productive et mieux organisée il me demanda : “Quel conseil numéro 1 me donnerais-tu pour être mieux organisé ?”.
J’ai un peu été pris au dépourvu car, bien qu’étant très intelligent, bourré de qualités et couronné de succès, il est très loin de ce que j’appellerais “organisé”. Je ne compte plus le nombre de fois où il m’a avoué avoir oublié un rendez-vous, ou encore m’a glissé à la fin d’une réunion “rappelle moi cela dans une semaine car j’aurais oublié”. Sans parler de l’état de son bureau…
Après quelques instants de réflexion, je lui ai répondu qu’il avait besoin d’un système. Avant de vous dire ce que j’entends par là, laissez-moi vous présenter la personne qui m’a ouvert les yeux sur le sujet : il s’agit de David Allen dans son ouvrage Getting Things Done
Avoir un système signifie simplement avoir une gestion systématique des tâches que nous avons à effectuer. David Allen préconise de suivre les étapes suivantes, et ce sans différencier le professionnel du personnel :
1- Capturer :
C’est à mon sens l’étape la plus à même de faire baisser significativement votre niveau de stress. Il y a ici deux objectifs :
Faire en sorte de ne pas disperser toutes les choses physiques qui arrivent dans votre vie. Je parle ici de toutes les choses que vous recevez en permanence (lettres, brochures, magazines, journaux, publicités…) et que vous avez peut-être tendance à poser “provisoirement” à divers endroits de votre maison car vous n’avez pas l’énergie nécessaire sur le moment pour décider de ce que vous devez faire de cette information.
L’idée n’est pas de décider tout de suite mais de mettre toutes ces choses non clarifiées au même endroit, en attenant d’avoir le temps et l’énergie de clarifier ce que ces choses signifient pour vous. Vous avez besoin, pour cela, d’une corbeille à courrier (j’utilise par exemple ceci
Arrêter de faire confiance à sa mémoire pour se souvenir de nos idées, tâches à effectuer, anniversaires à souhaiter, etc… Comme le dit David Allen “Notre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir”. Je ne peux que confirmer cela. Il m’est arrivé des dizaines de fois de me dire “Cette idée est si bonne que je ne l’oublierai pas”. Bien sûr je l’ai oubliée 😉
Maintenant je note tout. Dès que je pense à quelque chose, que j’ai une idée ou qu’il me reviens que je dois acheter quelque chose, je le note. Essayez de le faire consciemment pendant une semaine, cela deviendra un automatisme et vous gagnerez très vite en sérénité. Vous pouvez utiliser du papier ou une application sur votre smartphone (personnellement j’utilise et recommande Evernote).
Les outils critiques pour la phase de capture sont des boites de réception. Vous en aurez plusieurs dans lesquelles vous stockerez provisoirement toutes les informations qui entrent dans votre vie. Essayez d’en limiter le nombre. Personnellement j’en compte 5 : une corbeille à courrier dans mon bureau, un dossier “Inbox” dans Evernote, un dossier cartonné dans mon sac à dos
2- Clarifier :
Quand vous aurez pris l’habitude de tout capturer, vous vous retrouverez avec une grande quantité de mails, documents divers, post-it, lettres, notes d’Evernote, etc., le tout stocké dans plusieurs boites de reception.
La phase de clarification consiste simplement à transformer toutes ces choses : soit en une action, soit en un document de référence. Pour cela vous devez prendre une à une les choses se trouvant dans vos boites de réception et décider si il s’agit d’une chose que vous devez faire (tâche) ou d’un document auquel vous vous référerez plus tard.
Vous devez clarifier le contenu de vos boites de réception régulièrement si vous souhaitez garder le contrôle. Le volume de données qui entrent dans nos vies chaque jour est tellement important que cet exercice doit être fait, à mon sens, quotidiennement (cela ne prend que quelques minutes).
Les boites de réception de mails sont pour moi significatives du manque d’organisation de la plupart des gens : comment savoir ce que vous devez faire si vous avez 126 mails stockés dans votre boite de réception. Croyez moi j’ai vu des boites encore plus pleines que cela (en particulier celle de mon ancien chef :-)) Une boite de réception n’est pas une boite de stockage… Vous devez les vider très régulièrement. Comprenez bien que “vider” ne signifie pas “faire”. Cela signifie simplement traduire les informations comprises dans les mails pour en extraire les tâches et documents de référence.
Mes boites de receptions sont systématiquement vidées chaque soir (tous les deux jours au plus tard). Par contre ma liste de tâches à effectuer est en permanence très dense. Mais tant que j’ai une vue d’ensemble de toutes les choses que j’ai à faire, je suis serein. Le seul moyen de ne pas stresser à cause des choses que l’on n’a pas le temps de faire est d’être conscient des choses que l’on ne fait pas.
La même règle s’applique pour toutes les notes que vous prenez. Comme je capture en permanence , je le fais souvent dans des situations qui ne me laissent pas le temps de choisir mes mots (en réunion, avant de me coucher, en sortant de la douche, en voiture – je sais ce n’est pas bien…). Si je ne prends pas le temps de clarifier ce que j’ai voulu dire lors de la prise de note, je me retrouve avec des descriptions du type “Anniversaire maman”, “Pneus” ou “Clemens” alors que les vrais tâches sont “Acheter un cadeau d’anniversaire à maman”, “Monter les pneus hiver sur le 5008” et “appeler Clemens pour savoir quand il sera de passage en France”.
3- Organiser :
Un système ne peut être bon que si celui-ci est utilisable facilement, c’est à dire si il est organisé.
C’est ici que je n’applique plus à 100% le système GTD car je le trouve un peu trop compliqué. Je m’en suis cependant fortement inspiré et classe toutes les choses que j’ai clarifiées dans la phase précédente en 3 catégories :
- Tâches devant être effectuées à une date précise ou dans un délai donné. Je les documente dans mon calendrier en ajoutant un rappel pour être certain de ne pas manquer le délai.
- Tâche devant être faite sans délai particulier. Je les classe dans un classeur Evernote nommé “Choses à faire”.
- Documents de référence ne comportant pas de tâche. Ceux-ci sont classés dans un classeur Evernote nommé “Références”.
Remarque importante : Les outils ne sont pas le plus importants ici. J’utilise Evernote mais il existe des dizaines d’applications permettant de classer vos données. Je vous conseille, dans un premier temps de classer tout cela dans un système papier en utilisant différentes pochettes selon vos besoins (tâches, référence, calendrier…).
Quand vous aurez un système bien en place et maîtriserez les concepts vous pourrez choisir un outil. Vous pourrez par exemple vous servir d’une formation, sur laquelle je travaille actuellement. Je filme mon écran, vous montre mon système et vous guide dans les différentes phases. Pour ne pas manquer le lancement, prévu début 2016, abonnez-vous à la lettre d’information en bas de cette page.
4- Revoir :
Avoir un système c’est bien, le faire vivre au quotidien c’est excellent, cependant si vous ne faites pas une revue complète de celui-ci sur une base hebdomadaire, vous risquez de vite être débordé.
Chaque vendredi après-midi, je réserve une heure pour : clarifier ce qui reste dans mes boites de réception, jeter un oeil à mon calendrier, revoir toutes mes listes, consulter un certain nombre de “checklists” et définir mes priorités pour la semaine qui arrive.
Le jour que vous choisissez n’est pas le plus important. J’ai longtemps fait ma revue hebdomadaire le lundi matin pour démarrer la semaine sur de bons rails mais je préfère maintenant le vendredi car je part en week-end la tête libre, serein et convaincu du fait que j’ai la situation en main.
5- Faire :
Rien de tout ce que je viens d’écrire n’est aussi important que l’exécution, le fait de faire les choses. Pourtant, si vous mettez en place le système ci-dessus, ce sera la phase la plus facile.
Il vous suffira de regarder votre liste de tâches et de décider quoi faire en fonction du temps que vous avez à disposition, de votre niveau d’énergie et des outils auquel vous avez accès.
Si vous arrivez à vous focaliser sur les tâches choisies sans vous disperser, rien ne pourra vous arrêter.
En conclusion :
J’ai volontairement survolé le contenu de chacune de ces étapes afin de ne pas vous submerger. Mon objectif ici était de vous faire prendre conscience du fait que vous pourrez vivre moins stressé si vous pouvez compter sur un système d’organisation en lequel vous avez entièrement confiance.
J’aurai l’occasion de vous présenter mon système personnel. Celui-ci est grandement basé sur la méthode GTD mais avec certaines modifications que j’ai effectuées au fil du temps. J’ai également testé des dizaines d’outils (digitaux et non digitaux).
J’ai maintenant un système parfaitement intégré à ma vie, je n’oublie (quasiment) jamais rien, mon espace de travail est parfaitement rangé et je suis très serein même si j’ai de nombreuses obligations. Sans ce système, je n’aurais jamais réussi à créer deux business internet tout en travaillant à plein temps comme chef de projet et m’occupant de ma famille (deux enfants en bas age). Tout est possible quand on est organisé 🙂
Partagez avec moi vos problèmes liés à l’organisation et la mise en place d’un système dans les commentaires en bas de cette page. Je vous aiderai avec plaisir.
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